Herrn
Bürgermeister
Patrick Anders
Minoritenstr. 2 - 6
40878 Ratingen
16.09.2026
Prüfauftrag zur Einführung einer KI-gestützten Erstellung von Sitzungsprotokollen für Rats- und Ausschusssitzungen der Stadt Ratingen
Beratungsfolge: WiDiTa, HAFA und RatSehr geehrter Herr Bürgermeister Anders,
die Fraktion der Bürger-Union Ratingen beantragt:
Die Verwaltung wird beauftragt,
1. zu prüfen, welche technischen Möglichkeiten für eine automatisierte, KI-gestützte Erstellung von Wort-, Ergebnis- oder Verlaufsprotokollen der öf-fentlichen Sitzungen von Rat und Ausschüssen bestehen, und hierzu marktverfügbare Lösungen – u. a. spezialisierte kommunale Anbieter sowie das von Dataport und IBM für die öffentliche Verwaltung entwickelte dSprachKI – hinsichtlich Funktionsumfang, Sprechererkennung, Genauigkeit und Integrationsmöglichkeiten in das bestehende Ratsinformationssystem darzustel-len;
2. die datenschutzrechtlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen eines solchen Einsatzes zu prüfen, insbesondere die erforderliche Rechtsgrundlage, die Informationspflichten gegenüber Sitzungsteilnehmenden und Öffentlichkeit, die Anforderungen an Auftragsverarbeitungsverträge bei Einsatz externer Anbieter, ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept für Audioaufnahmen sowie zwingende Ausnahmen für nichtöffentliche Tagesordnungspunkte und Personalangelegenheiten, und sich dabei an bestehenden Praxisleitfäden – etwa dem Datenschutz-Leitfaden des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg zur KI-Transkription von Gemeinderatssitzungen – zu orientieren;
3. zu prüfen, ob eine in Deutschland bzw. der EU gehostete, möglichst BSI-zertifizierte oder On-Premise-Lösung technisch und wirtschaftlich vorzugswürdig ist gegenüber kommerziellen Cloud-Angeboten, und hierzu Vor- und Nachteile, laufende Kosten sowie eine mögliche Kooperation mit anderen Kommunen oder dem Kreis Mettmann darzustellen;
4. zu prüfen, ob die vorhandene Konferenz- und Aufnahmetechnik in den Sit-zungssälen für eine qualitativ hochwertige KI-Transkription ausreicht oder ob Investitionen – etwa in Mikrofon- und Konferenzanlagen – erforderlich sind, und in diesem Zusammenhang bestehende Fördermöglichkeiten, u. a. die Bundesförderung zur Unterstützung des Breitbandausbaus und der Digitalisierung kommunaler Strukturen, zu prüfen;
5. die Erfahrungen anderer Kommunen, die eine KI-gestützte Protokollierung bereits erproben oder eingeführt haben – u. a. Heidelberg, Wertheim und Langenau –, einzubeziehen und hieraus Erkenntnisse zu Zeitersparnis, Qualität und Aufwand für Ratingen abzuleiten;
6. dem zuständigen politischen Gremium über die Ergebnisse der Prüfung zu berichten, insbesondere geeignete Systeme, voraussichtliche Kosten und rechtliche Rahmenbedingungen darzustellen sowie einen Vorschlag für eine zeitlich und thematisch begrenzte Pilotphase, z. B. in einzelnen Ausschüssen, zur Beschlussfassung vorzulegen.
Begründung:Die Erstellung von Sitzungsprotokollen für Rat und Ausschüsse ist mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. Wort-, Ergebnis- und Verlaufsprotokolle müssen von den Mitarbeitenden des Sitzungsdienstes auf Grundlage von Audio- oder Videoaufzeichnungen nachträglich erstellt, redigiert und für das Ratsinformationssystem aufbereitet werden. Angesichts knapper Personalressourcen in der Verwaltung bindet dies Kapazitäten, die an anderer Stelle fehlen und führt mitunter zu Verzögerungen bei der Veröffentlichung von Protokollen.
Nach Beobachtung der Fraktion der Bürger-Union Ratingen vergehen von der Sitzung bis zur Veröffentlichung des fertigen Protokolls im Ratsinformationssystem in der Praxis häufig mehrere Wochen. Für die politische Arbeit, aber auch für interessierte Bürgerinnen und Bürger, ist es jedoch wichtig, Beratungsverläufe und Beschlüsse zeitnah nachvollziehen zu können. Diese Wartezeit muss deshalb spürbar verkürzt werden; eine KI-gestützte Protokollierung kann hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten.
Mehrere Kommunen erproben inzwischen den Einsatz Künstlicher Intelligenz zur Protokol-ierung von Rats- und Ausschusssitzungen mit vielversprechenden Ergebnissen. Die Stadt Heidelberg hat ein sechsmonatiges Pilotprojekt mit der Software Speechmind im Oktober 2025 erfolgreich abgeschlossen: Der Aufwand für Protokolle des Gemeinderats und der Fachausschüsse sank von zuvor über 20 auf rund zwei Stunden. Nach Angaben des Leiters des Sitzungsdienstes, Stefan Lenz, spart der automatisierte Ansatz rund 80 Prozent der Bearbeitungszeit, ohne dass auf eine sorgfältige inhaltliche Prüfung der KI-Vorschläge durch die Mitarbeitenden verzichtet wird.
Auch die Stadt Wertheim gilt als bundesweiter Vorreiter beim Einsatz KI-gestützter Sitzungsprotokolle und die Gemeinde Langenau im Alb-Donau-Kreis hat die Technik ebenfalls eingeführt. In beiden Fällen werden Zeitersparnisse von rund 50 bis 60 Prozent gegenüber der klassischen manuellen Protokollerstellung berichtet, bei gleichzeitig höherer Vollständigkeit der Dokumentation.
Am Markt haben sich mehrere spezialisierte Anbieter für kommunale KI-Protokollierung etabliert, etwa Speechmind, Tucan.ai und Streamdiver. Die Systeme erkennen automatisch einzelne Sprechende, erstellen auf dieser Grundlage Wort-, Ergebnis- oder Verlaufsprotokolle in verwaltungsüblicher Sprache und lassen sich zum Teil direkt an bestehende Ratsinformationssysteme anbinden. Je nach Anbieter, Nutzerzahl und Sitzungsvolumen bewegen sich Einführungskosten nach Marktbeobachtung im Bereich von wenigen Tausend bis niedrigen fünfstelligen Euro-Beträgen; die Umsetzung dauert in der Regel vier bis acht Wochen.
Als öffentliche Alternative zu kommerziellen Cloud-Anbietern haben der IT-Dienstleister Dataport und IBM die Lösung dSprachKI speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt, unter Einbindung von Gerichten als Pilotanwendern. Sie basiert auf den Open-Source-Sprachmodellen Whisper und Mistral, läuft auf einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum von Dataport, und die Daten verlassen dabei nicht die eigene Infrastruktur und werden nicht zu Trainingszwecken genutzt. Eine solche oder vergleichbare Lösung könnte auch für Ratingen eine datenschutzfreundliche Option darstellen, die im Rahmen der Prüfung mit betrachtet werden sollte.
Der Einsatz Künstlicher Intelligenz zur Protokollierung berührt zugleich sensible datenschutzrechtliche Fragestellungen, da hierfür Ton- oder Bildaufnahmen von Sitzungsteilnehmenden verarbeitet werden. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg hat hierzu einen viel beachteten Leitfaden veröffentlicht, der u.a. eine eigene Rechtsgrundlage, eine transparente Information der Teilnehmenden über Aufzeichnung und Verarbeitung, schriftliche Auftragsverarbeitungsverträge bei externen Anbietern, ein Löschkonzept für Rohaufnahmen sowie die zwingende Deaktivierung der Aufzeichnung bei Bürgerfragen und Personalangelegenheiten fordert. Ein vergleichbares Vorgehen erscheint auch für Ratingen sachgerecht und sollte der Prüfung zugrunde gelegt werden.
Für eine zuverlässige KI-gestützte Transkription ist zudem eine geeignete Aufnahmetechnik erforderlich. Vorhandene Mikrofonanlagen in Sitzungssälen dienen bislang häufig primär der Wortverstärkung und Abstimmung und sind nicht zwingend auf die für eine KI-Transkription wichtige Trennung einzelner Sprechender und Störgeräuschunterdrückung ausgelegt. Sollte sich im Rahmen der Prüfung ein Nachrüstbedarf – etwa durch Decken- oder Konferenzmikrofone mit Sprechererkennung – ergeben, sollten hierfür auch bestehende Fördermöglichkeiten wie die Bundesförderung zur Unterstützung des Breitbandausbaus und der Digitalisierung kommunaler Strukturen einbezogen werden.
Eine KI-gestützte Protokollierung könnte den Sitzungsdienst der Stadt Ratingen spürbar entlasten, die Verfügbarkeit von Protokollen für Politik und Öffentlichkeit beschleunigen und zugleich deren Vollständigkeit erhöhen. Freiwerdende personelle Kapazitäten könnten für andere Aufgaben der Gremienbetreuung genutzt werden.
Die Fraktion der Bürger-Union Ratingen ist der Auffassung, dass die Stadt Ratingen die Möglichkeiten einer KI-gestützten Sitzungsprotokollierung ergebnisoffen prüfen sollte, wobei Datenschutz, Wirtschaftlichkeit und die Erfahrungen anderer Kommunen von Beginn an berücksichtigt werden sollten.
Die Prüfung soll deshalb eine fundierte Grundlage für eine spätere politische Entscheidung über die Einführung und konkrete Ausgestaltung einer KI-gestützten Sitzungsprotokollierung schaffen.
Mit freundlichen Grüßen
Rainer Vogt Edgar Mählmann
Fraktionsvorsitzender Ratsmitglied